Ich kann mich noch gut an die Einführung des neuen Datenschutzgesetzes (nDSG) im September 2023 in der Schweiz erinnern. Die Änderung war lange angekündigt, und es war klar, was getan werden muss, um den gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen. Doch lange Zeit hat das kaum jemanden interessiert. Erst wenige Wochen vor dem Stichtag war es plötzlich überall präsent: Webinare, Newsletter, Onlinekurse – es schien, als hätte niemand rechtzeitig damit begonnen. Ich selbst hatte mich damals frühzeitig mit dem Thema auseinandergesetzt, schon allein deshalb, weil meine Kunden sowohl in der Schweiz als auch in Deutschland ansässig sin

Jetzt steht erneut eine wichtige Neuerung bevor: die verpflichtende Einführung der E-Rechnung ab 2025 in Deutschland. Doch auch dieses Thema wird bisher nur am Rande beachtet – vermutlich, weil es Übergangsfristen gibt. Doch so einfach ist es nicht. Die Umstellung wird kommen, sie bringt grundlegende Veränderungen für viele Unternehmen mit sich und bereits ab dem 1. Januar 2025 muss man gewisse Punkte erfüllen können.

Deshalb lohnt es sich, frühzeitig aktiv zu werden. Denn eines ist sicher: Irgendwann kommt immer das Leben dazwischen, und plötzlich wird die Zeit knapp. Um dir den Einstieg zu erleichtern und die Umstellung so stressfrei wie möglich zu gestalten, habe ich dir hier einen kompakten Guide mit den ersten Schritten zusammengestellt und zwar so das es jeder versteht. Los geht’s!

Deine To-Do-Liste: Was musst du jetzt machen?

Wir starten auch gleich mit der Lösung, denn über die Fristen hast du sicherlich schon einiges gelesen. Falls nicht, keine Sorge – weiter unten findest du eine kurze Zusammenfassung, die alle wichtigen Eckdaten erklärt. Jetzt konzentrieren wir uns darauf, was du als Selbständige:r konkret tun kannst, um die Umstellung auf die E-Rechnung schnell und effektiv anzugehen.

Prüfe deine aktuellen Rechnungsprozesse

Der erste Schritt auf dem Weg zur E-Rechnungspflicht ist eine gründliche Bestandsaufnahme deiner bisherigen Abläufe. Überlege, wie du aktuell Rechnungen erstellst und verschickst. Nutzt du noch Word oder Excel? Dann solltest du wissen, dass diese Programme ab 2025 nicht mehr ausreichen, da sie keine E-Rechnungen im gesetzlich vorgeschriebenen Format, wie XRechnung oder ZUGFeRD, erzeugen können. Falls du bereits eine Buchhaltungssoftware nutzt, überprüfe, ob diese die notwendigen Formate unterstützt. Viele Anbieter bieten Updates an, aber es ist wichtig, rechtzeitig sicherzustellen, dass dein System bereit ist.

Verschickst du deine Rechnungen aktuell noch per E-Mail als PDF oder sogar in Papierform? Diese Methoden sind für den B2B-Bereich ab 2025 nicht mehr ausreichend, da Rechnungen dann standardisiert und elektronisch übermittelt werden müssen.

Denk auch darüber nach, wie viele Rechnungen du im Monat stellst. Wenn du nur wenige Rechnungen erstellst, könnte eine einfache und kostengünstige Lösung ausreichen. Falls du regelmässig eine grössere Anzahl von Rechnungen verschickst, ist es sinnvoll, ein Tool zu wählen, das Automatisierungen ermöglicht, wie zum Beispiel die direkte Übermittlung an KundInnen oder SteuerberaterInnen.

Tipp: Um dir die Umstellung zu erleichtern, erstelle eine Liste aller Schritte, die du aktuell in deinem Rechnungsprozess durchläufst. Notiere dabei, welche Punkte angepasst werden müssen, um den neuen Anforderungen zu entsprechen. Mit dieser Übersicht hast du eine klare Basis, von der aus du deine nächsten Schritte planen kannst.

Wähle ein passendes Tool für E-Rechnungen

Ein geeignetes Tool bildet die Grundlage für eine reibungslose Umstellung auf die E-Rechnung. Ab 2025 müssen Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen nicht nur zu erstellen und zu übermitteln, sondern auch zu empfangen und zu verarbeiten. Das bedeutet, dass du ein Tool benötigst, das diese Prozesse vollständig abdecken kann.

Gerade für Selbständige ist es wichtig, eine Lösung zu wählen, die einfach zu bedienen und bezahlbar ist. Es gibt eine Vielzahl an Tools auf dem Markt, darunter bekannte Anbieter wie sevDesk, Lexoffice, FastBill oder Billomat, die verschiedene Funktionen und Preismodelle bieten.

Welche Software am besten zu dir passt, hängt von deinen individuellen Bedürfnissen ab. Überlege, welche Anforderungen für dich besonders wichtig sind, wie zum Beispiel die Unterstützung der vorgeschriebenen Formate XRechnung oder ZUGFeRD, die Möglichkeit zur Automatisierung von Prozessen oder die Integration in bestehende Systeme.

Wichtig ist außerdem, dass das Tool eine revisionssichere Archivierung der Rechnungen ermöglicht, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden. Viele Anbieter stellen Testversionen zur Verfügung, sodass du vor der Entscheidung prüfen kannst, ob ein Tool deinen Anforderungen entspricht. Nutze diese Gelegenheit, um die passende Lösung für dein Business zu finden.

Teste die Umstellung Schritt für Schritt

Eine vollständige Umstellung auf die E-Rechnung muss nicht auf einen Schlag erfolgen. Ein schrittweiser Testansatz hilft dir, Fehler zu vermeiden, Prozesse zu optimieren und sicherzustellen, dass alles reibungslos funktioniert. Dieser Ansatz gibt dir ausserdem Zeit, dich an die neuen Abläufe zu gewöhnen und Anpassungen vorzunehmen, bevor die E-Rechnungspflicht endgültig in Kraft tritt. Hier sind die wichtigsten Schritte, die du dabei beachten solltest:

a) Erstelle Testrechnungen

Beginne mit der Erstellung von Testrechnungen, um dich mit dem neuen Format und deinem gewählten Tool vertraut zu machen. Dabei solltest du auf folgende Punkte achten:

• Rechnungsformate: Stelle sicher, dass die Testrechnungen im vorgeschriebenen Format wie XRechnung oder ZUGFeRD erstellt werden. Diese Formate sind Pflicht und enthalten alle notwendigen Daten in maschinenlesbarer Form.

• Pflichtangaben prüfen: Kontrolliere, ob alle rechtlich erforderlichen Angaben auf den Rechnungen korrekt übernommen werden, wie z. B.:

• Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID

• Rechnungsnummer und Rechnungsdatum

• Beträge und Steuersätze

• Informationen zu den Vertragspartner:innen (Name, Adresse)

• Tools kennenlernen: Nutze die Gelegenheit, um dich mit der Bedienung deiner Software vertraut zu machen. Teste Funktionen wie Vorlagen, Automatisierungen oder die Generierung von Sammelrechnungen.

b) Teste die Übermittlung

Ein wichtiger Aspekt der E-Rechnungspflicht ist die elektronische Übermittlung der Rechnungen. Nutze Testrechnungen, um diesen Prozess zu überprüfen:

• Kontakt mit KundInnen und GeschäftspartnerInnen: Informiere deine KundInnen und PartnerInnen im Voraus darüber, dass du E-Rechnungen testen möchtest. Kläre, ob sie bereits in der Lage sind, E-Rechnungen zu empfangen, und welche Formate sie unterstützen.

• Reibungslose Zustellung sicherstellen: Sende die Testrechnungen und überprüfe, ob sie korrekt zugestellt und verarbeitet werden. Achte darauf, ob bei der Übermittlung Fehler oder technische Schwierigkeiten auftreten.

• Rückmeldung einholen: Bitte deine GeschäftspartnerInnen um Feedback, um sicherzustellen, dass die Rechnungen vollständig und korrekt lesbar sind.

Sichere deine Rechnungen gesetzeskonform

Ein oft unterschätzter Aspekt der Umstellung ist die revisionssichere Archivierung deiner E-Rechnungen. Diese ist gesetzlich vorgeschrieben und stellt sicher, dass die Rechnungen unverändert bleiben und jederzeit lesbar sind.

• Archivierungstools nutzen: Wähle ein Buchhaltungs- oder Archivierungstool, das eine revisionssichere Speicherung deiner Rechnungen ermöglicht. Viele E-Rechnungslösungen bieten diese Funktion bereits integriert an.

• Spezialisierte Lösungen: Falls dein Buchhaltungstool keine Archivierungsfunktion hat, kannst du auf spezialisierte Archivierungslösungen zurückgreifen. Diese stellen sicher, dass deine Rechnungen den gesetzlichen Vorgaben entsprechen.

• Aufbewahrungsfristen beachten: Auch E-Rechnungen unterliegen einer Aufbewahrungspflicht von mindestens 10 Jahren. Sorge dafür, dass alle Rechnungen sicher gespeichert sind und du jederzeit Zugriff darauf hast, z. B. im Falle einer Steuerprüfung.

Tipp: Teste auch die Archivierung im Rahmen deiner Umstellung, um sicherzugehen, dass alle Rechnungen korrekt gespeichert werden und bei Bedarf schnell abrufbar sind.

Mit diesem Schritt-für-Schritt-Ansatz kannst du die Umstellung auf die E-Rechnung stressfrei und systematisch angehen. Die Testphase gibt dir die Möglichkeit, Fehler frühzeitig zu erkennen und zu beheben, sodass du perfekt auf den Stichtag vorbereitet bist.

Plane die ersten Wochen 2025 für die Umstellung ein

Da wir bereits im Dezember 2024 sind, ist die Zeit knapp. Es ist wichtig, dass du dir die ersten Wochen im Januar 2025 für die Umstellung reservierst. Das bedeutet:

• Blockiere Zeit in deinem Kalender: Reserviere dir ein paar Tage oder Wochen Anfang 2025, um dich ausschließlich mit der E-Rechnung zu beschäftigen. So kannst du eventuelle Fehler oder technische Probleme direkt beheben, ohne im Alltagsstress zu versinken.

• Priorisiere die E-Rechnung: Plane, in den ersten Wochen des neuen Jahres keine grösseren Projekte oder Termine, die dich von der Umsetzung ablenken könnten.

• Kommuniziere mit KundInnen: Informiere deine GeschäftspartnerInnen, dass du auf E-Rechnungen umstellst, und frage nach, ob sie schon vorbereitet sind. Das vermeidet unnötige Verzögerungen.

• Nutze bewährte Zeitmanagement-Methoden: Um die Umsetzung effizient zu gestalten, können dir klare Strategien für die Planung helfen. Lies dazu auch meinen Blogartikel „Effektive Zeitmanagement-Methoden im Vergleich„, um herauszufinden, welche Methode für dich am besten funktioniert.

Tipp: Fang 2025 mit einer „Testphase“ an, in der du alle Rechnungen konsequent elektronisch erstellst. So kannst du dich schnell an die neuen Prozesse gewöhnen und hast noch Zeit, Anpassungen vorzunehmen, bevor die Umstellung verbindlich wird.

Mit dieser To-Do-Liste bist du bestens vorbereitet, die Umstellung rechtzeitig und stressfrei anzugehen. Setz dir klare Prioritäten und handle jetzt – dann ist die E-Rechnungspflicht ab 2025 keine Hürde, sondern ein Schritt in die digitale Zukunft deines Business!

Nur wer seine Rechnungen nicht bezahlt, darf hoffen, im Gedächtnis der Kaufleute weiterzuleben. 

– Oscar Wilde  –

Warum kommt die E-Rechnungspflicht und was bedeutet sie für Selbständige?

Die E-Rechnungspflicht ab 2025 betrifft alle Unternehmen, die Rechnungen im B2B-Bereich stellen – also auch Selbständige, FreiberuflerInnen und kleine Gewerbe. Es gibt keine Ausnahmen für kleinere Betriebe, was bedeutet, dass du dich rechtzeitig auf die Umstellung vorbereiten musst. Doch warum kommt diese Verpflichtung und welche Ziele werden damit verfolgt?

Die Einführung der E-Rechnungspflicht verfolgt mehrere wichtige Ziele. Eines der zentralen Anliegen ist die Schaffung einheitlicher Standards in Europa. Mit Formaten wie XRechnung und ZUGFeRD wird der Austausch und die Verarbeitung von Rechnungen in allen EU-Ländern standardisiert. Das erleichtert grenzüberschreitende Geschäfte erheblich, da Missverständnisse und technische Hürden durch uneinheitliche Formate entfallen.

Darüber hinaus sollen Effizienzgewinne erzielt werden. Elektronische Rechnungen können automatisch verarbeitet, gebucht und archiviert werden, ohne dass menschliches Zutun erforderlich ist. Das spart Zeit und Geld – ein Vorteil, der gerade für kleine Unternehmen und Selbständige von großer Bedeutung ist.

Auch die Nachhaltigkeit spielt eine wichtige Rolle. Der Verzicht auf Papier und Porto reduziert den ökologischen Fussabdruck, sodass die E-Rechnung nicht nur ein praktischer, sondern auch ein umweltfreundlicher Schritt ist. Für Unternehmen, die Wert auf nachhaltige Prozesse legen, ist die E-Rechnung ein klarer Vorteil.

Nicht zuletzt unterstützt die Digitalisierung den Bürokratieabbau. Einheitliche elektronische Prozesse machen Abläufe klarer und einfacher. Besonders für Selbständige, die keine große administrative Unterstützung haben, bietet dies eine echte Entlastung.

Was ändert sich konkret?

Ab dem 1. Januar 2025 dürfen Rechnungen im B2B-Bereich nur noch in elektronischer Form gestellt werden. Das bedeutet:

• Papier- und PDF-Rechnungen reichen nicht mehr aus.

• Du musst Rechnungen in den vorgeschriebenen Formaten XRechnung oder ZUGFeRD erstellen.

• Außerdem musst du in der Lage sein, E-Rechnungen auch zu empfangen und zu verarbeiten, wenn dir Geschäftspartner:innen oder Kund:innen eine solche Rechnung schicken.

Bis wann musst du umstellen?

Die Frist zur Umstellung endet am 1. Januar 2025. Auch wenn es in einigen Fällen Übergangsfristen geben kann, lohnt es sich, so früh wie möglich mit der Vorbereitung zu beginnen. Je früher du ein geeignetes Tool einrichtest, die neuen Prozesse testest und die E-Rechnung in deinen Arbeitsalltag integrierst, desto weniger Stress wirst du später haben.

Was passiert, wenn du die Frist verpasst?

Falls du nach dem Stichtag keine E-Rechnungen ausstellen kannst, riskierst du, dass deine Rechnungen von GeschäftspartnerInnen abgelehnt werden. Das bedeutet nicht nur Verzögerungen bei Zahlungen, sondern könnte auch deine Geschäftsbeziehungen belasten. Zudem drohen bei einer Steuerprüfung Bussgelder, wenn du die gesetzlichen Vorgaben nicht erfüllst.

Offizielle Quellen und weiterführende Informationen zur E-Rechnung

Um die E-Rechnungspflicht ab 2025 erfolgreich umzusetzen, ist es wichtig, sich auf verlässliche und offizielle Quellen zu stützen. Hier sind einige zentrale Ressourcen, die dir weiterführende Informationen und Hilfestellungen bieten:

• Bundesministerium der Finanzen (BMF): Das BMF hat einen umfassenden FAQ-Katalog zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung veröffentlicht. Dieser beantwortet zahlreiche Fragen zur Umsetzung und den gesetzlichen Anforderungen.

• Industrie- und Handelskammern (IHK): Viele IHKs bieten detaillierte Informationen zur E-Rechnungspflicht. Beispielsweise stellt die IHK Köln wichtige Hinweise für den B2B-Bereich bereit.

• Haufe Steuer Office: Haufe bietet einen aktuellen Überblick über die gesetzlichen Änderungen und deren praktische Umsetzung.

Diese Quellen bieten fundierte Informationen und können dir helfen, die Anforderungen der E-Rechnungspflicht zu verstehen und in deinem Unternehmen umzusetzen.

Hier sind die offiziellen Termine, die du für die Umstellung auf die E-Rechnung im Blick behalten solltest:

Januar 2025:

• Start der E-Rechnungspflicht: Ab diesem Datum dürfen im B2B-Bereich (Business-to-Business) Rechnungen nur noch elektronisch im vorgeschriebenen Format (z. B. XRechnung, ZUGFeRD) ausgestellt und empfangen werden. Papier- und PDF-Rechnungen sind dann nicht mehr ausreichend.

Frühjahr 2025:

• Übergangsfristen: Einige Branchen oder Unternehmen mit bestimmten Anforderungen können noch Übergangsregelungen nutzen. Diese Fristen enden spätestens Mitte 2025 (abhängig von nationalen Vorgaben).

Ende 2025:

• Abschluss der Umstellung: Alle Unternehmen müssen die E-Rechnung vollständig in ihren Prozessen integriert haben, einschließlich der gesetzlich vorgeschriebenen revisionssicheren Archivierung.

Die genauen Fristen und Übergangsregelungen können je nach Land oder Branche variieren. Prüfe daher die spezifischen Anforderungen in deinem Umfeld. Am besten startest du frühzeitig, um die Umstellung stressfrei zu gestalten!

FAZIT: Starte jetzt und nimm dir Zeit für die Umstellung

Die E-Rechnungspflicht ab 2025 ist kein Thema, das man auf die lange Bank schieben sollte. Mit einer rechtzeitigen Vorbereitung kannst du nicht nur den gesetzlichen Anforderungen gerecht werden, sondern auch langfristig von effizienteren Prozessen profitieren.

Ich persönlich habe mir bereits vorgenommen, meine eigenen Tipps zu beherzigen. Die erste Woche im Januar 2025 ist in meinem Kalender fest reserviert, um mich gezielt mit der Umstellung auf die E-Rechnung zu beschäftigen. Denn ich weiss: Wenn man sich diesen Raum nicht aktiv schafft, kommt garantiert das Leben dazwischen.

Mein Tipp an dich: Fang so früh wie möglich an, deine Prozesse zu überprüfen und erste Testläufe zu machen. So kannst du die Umstellung stressfrei angehen und dich ganz auf dein Business konzentrieren. Und falls du Fragen hast, melde dich gerne – wir packen das gemeinsam an!

Individuelle Unterstützung: Ich helfe dir bei der Umstellung

Die Umstellung auf die E-Rechnung kann gerade für Selbständige und FreiberuflerInnen herausfordernd sein – vor allem, wenn du dich gleichzeitig um dein Tagesgeschäft kümmern musst. Als virtuelle Assistentin unterstütze ich dich gerne bei diesem Prozess und helfe dir, die E-Rechnung stressfrei und effizient in deinen Arbeitsalltag zu integrieren.

Meine Unterstützung kann dabei ganz individuell an deine Bedürfnisse angepasst werden, zum Beispiel:

• Prozesse analysieren: Ich schaue mir gemeinsam mit dir an, wie du aktuell Rechnungen erstellst und welche Anpassungen notwendig sind.

• Tools auswählen und einrichten: Ich recherchiere passende Tools für dein Business, helfe dir bei der Einrichtung und erkläre dir die wichtigsten Funktionen.

• Testphase begleiten: Ich unterstütze dich bei der Erstellung und Überprüfung von Testrechnungen und bei der Übermittlung an deine GeschäftspartnerInnen.

Die E-Rechnungspflicht muss keine Belastung sein. Gemeinsam sorgen wir dafür, dass du rechtzeitig vorbereitet bist und die Umstellung reibungslos verläuft. Melde dich einfach, und wir besprechen, wie ich dich unterstützen kann!

Hast du Fragen, Anregungen oder Interesse an einer Zusammenarbeit? Schreib mir gerne eine E-Mail – ich freue mich von dir zu hören!

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