„Ich arbeite komplett ohne ChatGPT!“ – „Mein gesamtes Business läuft mit KI!“
Beides sind Aussagen, die man derzeit häufig in den sozialen Medien liest. Die einen lehnen KI bewusst ab, während die anderen versuchen, so viel wie möglich zu automatisieren. Doch ist nicht genau die Balance zwischen Mensch und Maschine der Schlüssel zum Erfolg?
Und mal ehrlich: Können wir die Entwicklung überhaupt noch aufhalten?
Es erinnert an die Zeit, als der PC erfunden wurde. Anfangs hielten viele an der Schreibmaschine fest, doch heute? Wer von uns kennt überhaupt noch eine Schreibmaschine – geschweige denn nutzt eine? Technologische Fortschritte sind unaufhaltsam, doch die Frage ist: Wie setzen wir sie sinnvoll ein?
KI verändert unseren Arbeitsalltag – von automatisierten E-Mails bis hin zu selbstlernenden Chatbots, die Kundenanfragen beantworten. Doch reicht das aus, um ein Business effizient zu führen? Viele UnternehmerInnen setzen bereits auf KI-gestützte Tools, ohne sich bewusst zu machen, welche Möglichkeiten (und Grenzen) sie tatsächlich bieten.
Gerade im Business-Alltag zeigt sich: KI kann vieles automatisieren, aber nicht alles ersetzen. Während Algorithmen Prozesse optimieren, sind strategisches Mitdenken, Empathie und Flexibilität nach wie vor unschlagbare menschliche Stärken.
Der Wandel, den KI mit sich bringt, ist nicht nur für Selbstständige und UnternehmerInnen spürbar, sondern betrifft auch Freelancer und Assistenzen. Das Aufgabenfeld wird durch den Einsatz von KI stark verändert: Weg von reinen Routineaufgaben, hin zu strategischen und beratenden Tätigkeiten. Doch das bedeutet nicht das Ende, sondern eine neue Rolle mit mehr Verantwortung und Gestaltungsmöglichkeiten.
Statt sich also zu fragen, ob KI gut oder schlecht ist, sollten wir uns darauf konzentrieren, sie clever einzusetzen. Wo kann KI wirklich helfen, und wo bleibt der Mensch unersetzlich? Genau das schauen wir uns in diesem Artikel an.
Was kann KI wirklich?
Künstliche Intelligenz hat in den letzten Jahren enorme Fortschritte gemacht und übernimmt mittlerweile viele Aufgaben, die früher Menschen erledigen mussten. Besonders in Bereichen, in denen es um das Verarbeiten grosser Datenmengen oder um wiederkehrende Routineaufgaben geht, spielt KI ihre Stärken aus. Doch was bedeutet das konkret im Business-Alltag?
KI in der E-Mail- und Textverarbeitung
Eine der grössten Stärken von KI ist die Automatisierung von Kommunikationsprozessen. E-Mail-Programme wie Gmail oder Outlook nutzen bereits KI, um Nachrichten zu sortieren, Spam herauszufiltern oder automatische Antwortvorschläge zu generieren. Noch einen Schritt weiter gehen KI-gestützte Schreibassistenten wie ChatGPT oder JasperAI, die Texte für Social Media, Produktbeschreibungen oder Blogartikel erstellen können.
Das spart nicht nur Zeit, sondern hilft auch UnternehmerInnen, regelmässig Inhalte zu veröffentlichen oder schnelle Antworten auf Standardfragen zu liefern. Doch während KI hervorragend darin ist, Texte auf Basis vorhandener Daten zu generieren, fehlt ihr das Feingefühl für Tonalität, Markenstimme und individuelle Nuancen – hier muss immer noch ein Mensch eingreifen.
Automatisierte Datenanalyse und Mustererkennung
Auch bei der Auswertung von Geschäftszahlen hat KI klare Vorteile. Ob Verkaufsprognosen, Buchhaltung oder Marketing-Analysen – smarte Algorithmen können riesige Datenmengen in Sekunden durchforsten, Muster erkennen und fundierte Handlungsempfehlungen vorschlagen.
Das bedeutet zum Beispiel, dass KI erkennen kann, welche Produkte sich besonders gut verkaufen, welche Werbeanzeigen am effektivsten sind oder wann KundInnen am wahrscheinlichsten kaufen. Solche datenbasierten Erkenntnisse helfen UnternehmerInnen, strategische Entscheidungen schneller und gezielter zu treffen. Doch hier gibt es eine entscheidende Einschränkung: KI kann Daten auswerten, aber keine Strategie entwickeln. Sie erkennt Zusammenhänge, aber die Interpretation und Umsetzung bleibt nach wie vor eine menschliche Aufgabe.
KI als Automatisierungstool für den Geschäftsalltag
Neben Textverarbeitung und Datenanalyse kommt KI auch in der Prozessautomatisierung zum Einsatz. Tools wie Zapier oder Make verbinden verschiedene Softwarelösungen miteinander und automatisieren Arbeitsabläufe – von der Terminplanung bis zur Rechnungsstellung. So können wiederkehrende Aufgaben effizient erledigt werden, ohne dass eine Person jedes Mal manuell eingreifen muss.
Doch reicht das wirklich aus? In vielen Bereichen bleibt die menschliche Handlung unersetzlich – besonders wenn es um Flexibilität, strategisches Denken und persönliche Kommunikation geht.
Ich nutze KI selbst regelmässig, um meine Arbeit effizienter zu gestalten. Wenn ich beispielsweise an einem neuen Blogartikel arbeite, dient mir ChatGPT als Sparringpartner für meine Ideen, hilft mir, meine Gedanken klar zu strukturieren und eliminiert automatisch Füllwörter, die ich sonst mühsam mit dem Duden oder anderen Tools herausfiltern müsste. So kann ich mich stärker auf den Inhalt konzentrieren und meine Zeit sinnvoll nutzen. Aber eines ist klar: KI ist ein Werkzeug – die kreative Leistung, die persönliche Note und die strategische Umsetzung kommen von mir.
Wo eine menschliche Assistenz den Unterschied macht
So leistungsfähig KI auch ist – sobald es um strategisches Denken, individuelle Entscheidungen und zwischenmenschliche Kommunikation geht, stößt sie an ihre Grenzen. Eine virtuelle Assistenz (VA) oder persönliche Unterstützung kann genau dort ansetzen, wo Algorithmen nicht weiterkommen. Warum? Weil Menschen flexibel, kreativ und empathisch sind – Eigenschaften, die eine KI (noch) nicht nachbilden kann.
Ein Chatbot kann vorprogrammierte Antworten geben, aber er versteht nicht wirklich, was der Kunde braucht oder welche Emotion hinter einer Anfrage steckt. Eine menschliche Assistenz dagegen kann den Ton anpassen, zwischen den Zeilen lesen und auf individuelle Bedürfnisse eingehen. Gerade in der Kundenbetreuung oder im Beschwerdemanagement ist das ein entscheidender Vorteil. Wer sich als UnternehmerIn positiv von der Konkurrenz abheben will, sollte genau hier auf persönliche Unterstützung setzen.
Ein Praxisbeispiel
Stell dir vor, ein Kunde schreibt eine verärgerte E-Mail, weil eine Lieferung zu spät angekommen ist. Eine KI-gestützte E-Mail-Automatisierung könnte darauf mit einer standardisierten Antwort reagieren, zum Beispiel:
“Vielen Dank für Ihre Nachricht. Wir entschuldigen uns für die Verzögerung. Ihr Paket wird voraussichtlich in den nächsten zwei Tagen eintreffen.”
Diese Antwort ist sachlich korrekt, aber sie löst das eigentliche Problem nicht – nämlich die Unzufriedenheit des Kunden. Hier kommt eine menschliche Assistenz ins Spiel:
Eine VA würde die Situation individuell bewerten und empathisch darauf eingehen. Vielleicht merkt sie, dass der Kunde regelmäßig bestellt und bisher immer zufrieden war. Statt nur die Verzögerung zu bestätigen, könnte sie auf die spezifische Situation eingehen, sich persönlich entschuldigen und eine kleine Wiedergutmachung anbieten, z. B.:
“Es tut mir leid zu hören, dass Ihre Bestellung nicht pünktlich angekommen ist – das ist nicht unser Anspruch an guten Service. Ich habe mich persönlich darum gekümmert, dass Ihr Paket heute noch priorisiert versandt wird. Als kleine Entschuldigung erhalten Sie einen Rabatt auf Ihre nächste Bestellung. Ich hoffe, das hilft Ihnen weiter – lassen Sie mich wissen, wenn ich noch etwas tun kann!”
Der Unterschied? Der Kunde fühlt sich gehört und wertgeschätzt. Eine KI erkennt die Emotion hinter der Beschwerde nicht und kann daher keine wirklich passende Antwort formulieren. Eine menschliche Assistenz dagegen kann flexibel und empathisch reagieren – und so aus einer potenziellen Negativ-Erfahrung eine positive Kundenerfahrung machen.
Strategisches Mitdenken statt nur Aufgaben abarbeiten
Während KI hervorragend in der Lage ist, Muster zu erkennen und Daten zu analysieren, fehlt ihr die Fähigkeit zum echten Mitdenken. Eine Assistenz kann nicht nur Aufgaben erledigen, sondern auch Prozesse hinterfragen, Optimierungspotenziale erkennen und Verbesserungsvorschläge machen.
Ein Beispiel aus dem Alltag: Eine KI kann Termine automatisch planen, aber sie berücksichtigt keine spontanen Veränderungen oder die persönliche Arbeitsweise einer Person. Eine VA hingegen merkt sich, dass du montags lieber keine Meetings hast oder dass du vor wichtigen Präsentationen gerne einen Puffer einbaust – und passt deine Planung entsprechend an.
Flexibilität und Problemlösungskompetenz
KI folgt festen Regeln. Sobald eine Aufgabe nicht exakt so ist, wie sie programmiert wurde, gerät sie ins Stocken. Eine menschliche Assistenz kann flexibel auf unvorhergesehene Situationen reagieren, Prioritäten verschieben und kreative Lösungen finden.
Angenommen, ein wichtiger Kunde braucht kurzfristig Unterstützung, aber der Kalender ist voll. Eine KI würde das Problem nicht erkennen oder lösen können – eine Assistenz hingegen könnte Termine umorganisieren, alternative Lösungen vorschlagen oder direkt Kontakt aufnehmen, um eine passende Lösung zu finden.
Warum der Mensch unersetzlich bleibt
Eine KI kann Arbeitsprozesse unterstützen und optimieren, aber sie ersetzt keine echte Zusammenarbeit mit einer Assistenz, die mitdenkt, vorausplant und zwischenmenschliche Feinheiten versteht. UnternehmerInnen, die langfristig erfolgreich sein wollen, profitieren von einer Mischung aus beidem: KI für die effiziente Automatisierung – und menschliche Assistenz für strategische und persönliche Unterstützung
KI & VA – Das beste Team
Statt KI und menschliche Assistenz als Gegensätze zu sehen, sollten smarte UnternehmerInnen das Beste aus beiden Welten kombinieren. KI automatisiert Routineaufgaben, eine Assistenz sorgt für strategische Umsetzung und individuelle Anpassung.
Ein gelungenes Zusammenspiel zeigt sich im Social Media Management:
• KI-Tools analysieren Trends, generieren Post-Ideen und optimieren Veröffentlichungszeiten.
• Eine VA oder ein Social Media Manager passt die Inhalte an, formuliert sie zielgruppenorientiert und interagiert mit der Community.
Auch im E-Mail-Management ergänzen sich beide perfekt:
• KI sortiert Nachrichten vor, filtert Spam und schlägt Standardantworten vor.
• Eine VA beantwortet individuelle Anfragen persönlich und priorisiert wichtige Nachrichten.
Bei der Datenanalyse und Geschäftsoptimierung:
• KI wertet Zahlen aus und erstellt Berichte.
• Eine Assistenz interpretiert die Daten und leitet daraus konkrete Massnahmen ab.
Wer KI gezielt nutzt, spart Zeit – wer eine Assistenz ergänzt, stellt sicher, dass Strategie, Empathie und Flexibilität nicht verloren gehen. Das Beste aus beiden Welten führt zu echter Effizienz.
Fazit – Die richtige Balance finden
Künstliche Intelligenz kann Prozesse automatisieren, Daten analysieren und Arbeitsabläufe effizienter gestalten – doch sie ersetzt kein strategisches Denken oder individuelle Kommunikation.
Ich persönlich sehe KI nicht als Gegner, sondern als wertvolles Werkzeug, um meine Arbeit besser zu machen. Ich liebe es, neue Tools auszuprobieren und gezielt einzusetzen, um mir mehr Zeit für das Wesentliche zu verschaffen – z. B. meinen eigenen Online-Auftritt und die individuelle Betreuung meiner KundInnen.
KI unterstützt mich in vielen Bereichen meines Business:
√ Social Media – KI hilft mir, Content-Ideen zu entwickeln und Texte vorzubereiten.
√ Buchhaltung – Automatisierte Systeme übernehmen wiederkehrende Aufgaben und reduzieren meinen administrativen Aufwand.
√ Blog-Artikel – Ich nutze KI, um Ideen zu generieren und erste Entwürfe zu strukturieren.
√ Bildgenerierung – KI-gestützte Tools erstellen visuelle Inhalte.
√ Onboarding von KundInnen – KI-basierte Prozesse erleichtern die erste Kommunikation und helfen mir, neue KundInnen effizient einzubinden.
Doch so hilfreich KI auch ist – am Ende braucht es immer noch den menschlichen Feinschliff, um aus generierten Ideen wirklich wertvollen Content zu machen, strategisch zu denken und empathisch zu kommunizieren.
Ich nutze KI und smarte Automatisierungen, um Prozesse zu vereinfachen – das gibt mir mehr Zeit für das, was wirklich zählt: meine KundInnen individuell zu unterstützen!
Gute Nachricht: Ich habe gerade Kapazitäten frei!
⇒ Brauchst du Unterstützung in deinem Business? Dann lass uns sprechen! Schreib mir eine Nachricht und wir finden heraus, wie ich dich entlasten kann.
Über die Autorin
Ich bin Jacqueline, virtuelle Assistentin auf selbständiger Basis, Familienmanagerin und bis vor kurzem Studentin für einen Bachelor of international Management im Fernstudium.
Während meiner Zeit als Geschäftsleitungsassistentin habe ich gemerkt, dass ich gerne plane, organisiere und strukturiere und das Talent habe, anderen Menschen das Leben “administrativ” zu erleichtern.
Meine Mission als VA ist es, meinen Kundinnen durch meine Unterstützung mehr Freiheit, Leichtigkeit und Zeit zu schenken – für eine bessere Work-Life-Balance!
Ich bin strukturiert und organisiert und habe immer ein Lächeln im Gesicht. In neue Software und Systeme kann ich mich sehr schnell einarbeiten und denke nicht nur über Prozesse nach, sondern entwickle sie auch gerne (mit dir) weiter.
Wenn du mehr über meinen Background sowie meine WORK – LIFE – BALANCE wissen möchtest, schau doch gern mal auf der Seite Das bin ich!vorbei
