Machst du noch alles „Selbst“ und „Ständig“ oder delegierst du schon?

Assistants save time and time is money – That‘s as clear as it can get.

Es gibt wenig Punkte, in denen ich mit dem Verfasser von diesem Satz übereinstimme, aber in diesem Punkt muss ich Donald J. Trump recht geben!

Ohne eine gute Assistentin im Rücken, verbringt eine Unternehmerin viel Zeit damit, Dinge zu erledigen, die zwar wichtig und essentiell für das Überleben vom Unternehmen sind, aber wenig bis gar nichts mit ihrer Kernkompetenz zu tun haben.

Dabei spielt weder die Grösse deines Unternehmens noch die Branche, in der es tätig ist, eine Rolle. Ein Architekturbüro kann genauso von einer Assistentin profitieren wie ein Restaurant oder ein familiengeführtes Hotel in den Bergen. Alle haben das gleiche Problem: Ihr Tag hat nur 24 Stunden und da drin muss das strategische und das operative Geschäft Platz haben, plus noch sämtliche Eventualitäten und ungeplante Ereignisse. Und ohne das Delegieren von Aufgaben bleibt da einiges auf der Strecke.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Aufgaben zu delegieren:

1. Du kannst Aufgaben an Familienmitglieder übertragen.
2. Wenn das Unternehmen schon genug finanzielle Kapazitäten hat, kannst du Mitarbeiter einstellen.
3. Du kannst dir eine virtuelle Assistentin suchen, denn diese sind meist breit und kompetent aufgestellt und bringen das entsprechende Know-how mit.
4. Du kannst mit Freiberuflern auf diversen Plattformen wie Fivrr, upworks etc. zusammenarbeiten – diese Zusammenarbeiten sind perfekt für einmalige Projekte wie Logo, Design, Website etc.

Jede Art der Zusammenarbeit hat Vor- und Nachteile und das muss auch jeder für sich selbst entscheiden. Wichtig ist, dass man einen Weg findet, Aufgaben zu delegieren und sich somit die Möglichkeit gibt, sich auf wichtigere Sachen zu konzentrieren.

Warum solltest du delegieren?

Delegieren hilft dir dabei, effizienter und effektiver zu arbeiten, denn dein Tag hat nur 24 Stunden und in denen musst du noch essen, trinken, schlafen und ein gesundes Mass an sozialem Leben haben.

Wenn du Aufgaben abgibst, profitierst du als Unternehmerin, als Managerin, als Angestellte gleich mehrfach davon:

• Du kannst dich auf die wesentlichen Aufgaben konzentrieren.
• Deine Ergebnisse werden besser, weil du deine Kräfte fokussierst.
• Die Ergebnisse werden aber auch besser, weil die Arbeit jetzt vom Spezialisten erledigt wird.
• Du hast weniger Stress.

Kannst du einen Wasserrohrbruch reparieren? Oder eine Hose umnähen? Wenn du beides kannst – Glückwunsch. Ich kann es nicht, also gebe ich diese Aufgabe an jemanden weiter der es besser kann als ich. Und nichts anderes ist delegieren: Man gibt eine Aufgabe ab.

In einem mit Mitarbeitern geführten Unternehmen ist es üblich, dass die Führungskraft Aufgaben an die Mitarbeiter delegiert. Die Fähigkeit zur Delegation ist sogar eine Führungskompetenz, die bei jeder Führungskraft vorausgesetzt wird. Es sollten alle Aufgaben delegiert werden, die nicht zu den Kernaufgaben gehören. Das können kleine, grosse, einfache, schwierige oder komplexe Aufgaben sein.

Aber wie sieht die Sache bei selbständigen Einzelunternehmern aus? Gerade bei den Ein-Mann-Unternehmen wäre es wichtig, dass Aufgaben delegiert werden. Denn wer kennt das nicht, wenn sich die To-do’s auf dem Schreibtisch stapeln:

• Die Rechnung für das letzte Projekt muss unbedingt versendet werden.
• Der neueste Blog-Artikel ist schon seit einer Woche fällig.
• Es müssen dringend Termine für die nächsten Podcast-Interviews vereinbart werden und potentielle Interviewpartner müssen angeschrieben werden.
• Deine Webseite sollte dringend aktualisiert werden.
• Der Social Media Post für die Woche muss noch vorbereitet werden.
• Du freust dich auf dein nächstes Projekt, hast aber keine Zeit, dich darum zu kümmern.
• Und die Liste geht weiter….

Ich kenne diese Gefühle nur zu gut, bei mir kommen dann noch 2 Kinder, 1 Mann und ein Vollzeit-Online-Bachelor Studium hinzu. Ich habe gelernt Hilfe anzunehmen und Sachen langsamer angehen zu lassen. Und über kurz oder lang werde auch ich mir Unterstützung holen müssen, wenn ich möchte, dass mein Unternehmen weiter wächst.

Eine erfolgreiche Zusammenarbeit

Durch meine Tätigkeit als Geschäftsleitungsassistentin und meine jetzige Selbständigkeit als virtuelle Assistentin bin ich oft mit dem Thema Delegation konfrontiert und es gibt 3 Punkte, die für eine erfolgreiche (virtuelle) Zusammenarbeit essentiell sind:

1. Vertrauen: Gerade bei der virtuellen Zusammenarbeit ergeben sich Situationen wie das Teilen von Passwörtern, der Zugriff auf Server/Dateien, Informationen über das Unternehmen, die Diskretion benötigen, zumal man als virtuelle Assistentin mit mehreren Kunden zusammenarbeitet.
2. Kommunikation: Eine regelmässige Kommunikation ist extrem wichtig, Informationen werden ind er Regel via E-Mail, Slack etc. weitergegeben und es lohnt sich, ein wöchentliches Meeting zu vereinbaren, um die Aufgaben zu besprechen.
3. Anweisungen: Ohne klare Anweisungen macht man Arbeiten doppelt und das ist für beide Parteien frustrierend, zumal man damit weder Zeit noch Geld spart. Je mehr Informationen gegeben werden, desto qualitativer und schneller kann der Auftrag verarbeitet werden.

Die Tätigkeit der virtuellen Assistentin wird in Europa seit knapp 2 Jahren bekannter und immer mehr Unternehmerinnen profitieren von diesem Angebot. Hat man einmal „DIE“ richtige Assistentin gefunden, dann kann daraus eine fruchtbare und langlebige Zusammenarbeit entstehen und die Aufgaben verändern sich.

Selbständigkeit bedeutet nicht, „selbst“ und „ständig“

Überlege, ob es für dich sinnvoll sein könnte, Unterstützung bei einer virtuellen Assistentin zu suchen. Du bekommst wieder mehr Gelegenheit, an dem Erfolg deines Unternehmens zu arbeiten, statt Routineaufgaben abzuarbeiten.

Es ist wichtig, sich zu überlegen, welche Arbeiten abgegeben werden können. Du bestimmst weiterhin, in welche Richtung es mit deinem Unternehmen geht, behältst die Fäden in der Hand und optimierst deine Prozesse.

Nimm dir einfach etwas Zeit und notiere dir immer die Aufgabe, die jemand anderes genauso gut für dich erledigen könnte. Hier sind ein paar Beispiele von Arbeiten:

• deine Website / deinen Blog pflegen und betreuen
• Grafiken, Bilder und Layout erstellen / bearbeiten
• Texte Korrektur lesen
• Seminarunterlagen vorbereiten
• Veranstaltungen planen
• vorbereitende Buchhaltung erledigen

Es ist zu erwähnen, dass sich viele virtuelle Assistentinnen mit der Zeit auf bestimmte Themen fokussieren und darin richtige Expertinnen werden. Das ist dann gerade bei komplexen Themen wie Websites, E-Mail-Marketing. Podcast-Service und Online-Kurs-Erstellung der Fall.

Ich empfehle jeder Unternehmerin ab einem bestimmten Punkt ihrer Selbständigkeit sich mit diesem Thema auseinanderzusetzen. Es ist definitiv keine leichte Entscheidung, denn man gibt viele Informationen preis und macht sich von einer anderen Person abhängig, allerdings ist der Mehrwert für das eigene Unternehmen umso höher, denn gewisse Projekte kann man alleine gar nicht zeitnah umsetzen.

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