Aufgaben delegieren aber richtig: der Schlüssel zum Erfolg für Selbständige

Kannst du einen Wasserrohrbruch reparieren? Oder eine Hose umnähen? Wenn du beides kannst – Glückwunsch. Ich kann es nicht, also gebe ich diese Aufgaben an jemanden weiter, der es besser kann als ich. Und genau das ist Delegieren: Man gibt eine Aufgabe ab. Doch während das für handwerkliche oder technische Arbeiten selbstverständlich erscheint, tun sich viele Selbständige schwer damit, Aufgaben in ihrem eigenen Business abzugeben. Schliesslich sind es doch „ihre“ Projekte, ihre Ideen, ihr Herzblut. Dabei kann Delegieren nicht nur den Kopf freimachen, sondern ist auch der Schlüssel zu nachhaltigem Erfolg. In diesem Artikel erfährst du, warum gerade Selbständige von einem starken Team profitieren und wie der erste Schritt zum Delegieren gelingt – ohne dabei die Kontrolle aus der Hand zu geben. Aufgaben delegieren aber richtig: der Schlüssel zum Erfolg.

No person will make a great business who wants to do it all himself or get all the credit.

Andrew Carnegie (Wirtschaftstycoon 1835-1919)

Warum es Selbständigen schwerfällt, Aufgaben zu delegieren!

Für viele Selbständige ist das Delegieren eine Hürde – nicht etwa, weil sie die Vorteile nicht sehen, sondern weil alte Glaubenssätze und Misstrauen oft im Weg stehen. In der Corporate-Welt ist das Delegieren von Aufgaben selbstverständlich: Jeder hat seine Rolle, und Aufgaben werden passend verteilt, um gemeinsam effizienter zu arbeiten. Im eigenen Business hingegen fällt das oft schwer. Warum?

Ein häufiger Grund ist das Gefühl, dass nur man selbst die Aufgaben wirklich versteht und entsprechend umsetzen kann. Dazu kommt, dass externe Mitarbeiter häufig als „fremd“ empfunden werden, was die Hemmschwelle, ihnen vertrauliche Informationen anzuvertrauen, erhöht. Das Vertrauen fehlt, und das Mindset, Aufgaben abzugeben, fühlt sich „falsch“ an. Es schwingt immer die Sorge mit, dass niemand das eigene Unternehmen so gut versteht wie man selbst.

Viele Selbständige glauben ausserdem, dass Delegieren zeitaufwendiger ist, als es selbst zu tun. Das Wissen zu teilen und Anweisungen zu geben erscheint oft mühsam – dabei wird übersehen, dass diese Anfangsinvestition sich später vielfach auszahlen kann.

Und natürlich spielt auch der Perfektionismus eine Rolle. Wer sein Business allein aufgebaut hat, möchte, dass jede Kleinigkeit „perfekt“ umgesetzt wird und hat oft hohe Standards. Das führt dazu, dass Aufgaben lieber selbst übernommen werden, statt zu riskieren, dass sie anders erledigt werden könnten.

Delegieren erfordert also eine Veränderung der eigenen Denkweise: Es bedeutet, loszulassen, Vertrauen zu schenken und langfristig zu planen – ein Schritt, der am Ende nicht nur Entlastung bringt, sondern das Business auf ein neues Level hebt.

Warum Selbständige unbedingt langfristige Unterstützung benötigen!

Selbständige neigen oft dazu, Aufgaben nur für kurzfristige Projekte abzugeben, anstatt auf langfristige Unterstützung zu setzen. Dabei ist gerade die kontinuierliche Zusammenarbeit der Schlüssel zu nachhaltigem Wachstum und zur Entlastung im Alltag. Langfristige Unterstützung bringt zahlreiche Vorteile:

• Vertrauen und Verlässlichkeit: Ein festes Teammitglied oder ein verlässlicher externer Partner entwickelt über die Zeit ein tiefes Verständnis für das Unternehmen, die Arbeitsweise und die spezifischen Anforderungen. Dadurch entstehen ein hohes Mass an Vertrauen und die Sicherheit, dass Aufgaben auch in Abwesenheit kompetent erledigt werden.

• Effizienz und Zeitersparnis: Ständig neue Freelancer für Einzelprojekte einzuarbeiten, kostet viel Zeit und Energie. Langfristige Unterstützung ermöglicht hingegen routinierte Abläufe und reduziert die Einarbeitungszeit, da Aufgaben und Prozesse bekannt sind.

• Proaktive Unterstützung: Langfristige Partner denken oft mit und schlagen selbst Verbesserungen vor. Sie erkennen Engpässe, bevor sie auftreten, und bieten Lösungen an, die den Arbeitsablauf noch weiter optimieren.

• Konzentration auf die Kernaufgaben: Wer kontinuierlich Aufgaben abgibt, schafft Raum für das Wesentliche: Strategie, Wachstum und kreative Ideen. Selbständige können sich so mehr auf die Vision und Entwicklung des Unternehmens fokussieren.

Ein Teammitglied langfristig an Bord zu holen bedeutet nicht, die Kontrolle abzugeben – es bedeutet, gezielt und vertrauensvoll Verantwortung zu teilen. Die Sicherheit, die durch langfristige Unterstützung entsteht, macht den Unterschied zwischen einem Alltag voller To-Dos und einem strukturierten, erfolgreichen Business mit klaren Prioritäten.

Der Einstieg: Beginnen mit kleinen Projekten oder Kennenlernstunden

Der Einstieg ins Delegieren muss nicht gleich eine umfassende Übergabe aller Aufgaben bedeuten. Oft ist es sinnvoll, klein anzufangen und sich Schritt für Schritt an eine Zusammenarbeit heranzutasten. Dies erleichtert den Aufbau von Vertrauen und gibt Selbständigen die Möglichkeit, die Arbeitsschritte und Abläufe des externen Partners kennenzulernen.

Eine gute Möglichkeit für den Start ist es, mit kleinen Projekten zu beginnen – etwa eine Aufgabe, die zwar regelmässig anfällt, aber keinen kritischen Einfluss auf das Tagesgeschäft hat. So kannst du dir selbst ein Bild davon machen, wie die Zusammenarbeit funktioniert und ob der Arbeitsstil deines Partners zu dir passt.

Auch Kennenlernstunden sind ideal, um den Einstieg zu erleichtern. Ich biete hierfür beispielsweise ein Paket mit 3 oder 5 Stunden an, in denen wir kleine Aufgaben bearbeiten oder erste Prozesse testen können. So erhältst du einen guten Eindruck, wie das Delegieren dir wirklich Zeit und Freiraum schafft.

Durch diese Kennenlernstunden oder überschaubare Projekte kannst du dich Schritt für Schritt an das Delegieren gewöhnen, ohne das Gefühl zu haben, sofort die Kontrolle aus der Hand zu geben. Die ersten erfolgreichen Erfahrungen zeigen oft, wie viel Entlastung selbst kleine Aufgaben bringen können – und dass Delegieren ein wertvolles Werkzeug ist, um sich wieder auf das große Ganze im Business konzentrieren zu können.

Sicherheit und Kontrolle bei der Zusammenarbeit

Ein häufiges Hindernis beim Delegieren ist die Sorge um Sicherheit und Kontrolle. Gerade in der Zusammenarbeit mit externen Partnern, die oft keinen festen Platz im Unternehmen haben, ist es wichtig, klare Strukturen zu schaffen, um Vertrauen aufzubauen und sensible Informationen zu schützen. Hier sind einige bewährte Maßnahmen, die für Sicherheit und Transparenz sorgen:

• NDA (Geheimhaltungsvereinbarung): Eine Geheimhaltungsvereinbarung bildet die Grundlage für den sicheren Austausch vertraulicher Informationen. So ist vertraglich festgelegt, dass alle geteilten Inhalte geschützt bleiben.

• Passwortmanager: Tools wie LastPass oder 1Password ermöglichen das sichere Teilen von Zugangsdaten, ohne dass Passwörter direkt ausgetauscht werden müssen. So bleibt die Kontrolle über alle Logins beim Unternehmen, während der Zugang gezielt freigegeben oder entzogen werden kann.

• Cloud-Lösungen auf dem eigenen Server: Daten können in Cloud-Systemen sicher gespeichert und geteilt werden, idealerweise auf einem eigenen Server. So kann kontrolliert werden, wer Zugriff auf bestimmte Dokumente hat, und Zugriffsrechte können bei Bedarf schnell angepasst werden.

• E-Mail-Konten für Mitarbeiter: Eine eigene E-Mail-Adresse für den externen Partner schafft nicht nur eine klare Trennung für die Kommunikation, sondern erleichtert auch den Zugang zu bestimmten Programmen und ermöglicht ein professionelles Auftreten nach aussen.

• Transparente Kommunikation und klare Trennung von Aufgaben: Regelmässige Updates und klare Absprachen helfen dabei, den Überblick zu behalten und sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind.

Diese Massnahmen bieten Sicherheit und geben dir die Kontrolle über deine Daten und Prozesse, während gleichzeitig ein reibungsloser und effizienter Workflow gewährleistet ist. So wird das Delegieren zum strategischen Vorteil, ohne dass die Sicherheit deines Unternehmens darunter leidet.

It doesn’t make sense to hire smart people and then tell them what to do; we hire smart people so they can tell us what to do.

Steve Jobs (ehemaliger CEO Apple Inc 1955-2011)

Aufgaben entwickeln sich im Laufe der Zusammenarbeit

Mit der Zeit entwickelt sich die Zusammenarbeit zwischen Selbständigen und ihren externen Partnern oft von einfachen Aufgaben zu komplexeren Projekten. Anfangs werden meist kleinere, zeitaufwendige Tätigkeiten delegiert – wie das Beantworten von E-Mails, das Verwalten des Kalenders oder das Pflegen der Social-Media-Accounts. Doch sobald Vertrauen aufgebaut ist, erkennen viele Selbständige den Vorteil, grössere Verantwortung zu teilen und sich strategisch unterstützen zu lassen.

Langfristige Partner lernen die Bedürfnisse des Unternehmens besser kennen und können zunehmend eigenständig arbeiten. Hier einige typische Entwicklungsstufen:

• Von Routine zu Projektmanagement: Zuerst werden oft Standardaufgaben delegiert, später übernimmt der Partner auch eigenständige Projektmanagement-Aufgaben. Dazu gehört die Planung und Umsetzung von Kampagnen oder die Koordination von Events.

• Strategische Unterstützung: Mit der Zeit werden externe Partner zu wertvollen Beratern, die Prozesse optimieren, Tools und Automatisierungen einführen oder neue Ideen einbringen, um das Unternehmen effizienter zu gestalten.

• Proaktives Handeln: Ein vertrauter Partner kann auch proaktiv auf Engpässe oder Chancen hinweisen und Vorschläge machen, die das Business voranbringen. Von der Einführung neuer Tools bis zur Organisation des Back-Offices – sie agieren zunehmend als strategische Stütze.

• Flexibilität für grössere Projekte: Auch für besondere Herausforderungen wie Produkt-Launches oder wichtige Meetings kann ein erfahrener Partner ohne lange Einarbeitungszeit schnell und effizient unterstützen.

Diese Entwicklung zeigt, wie wertvoll langfristige Unterstützung ist: Externe Partner übernehmen nicht nur Aufgaben, sondern wachsen mit dem Unternehmen und tragen aktiv zum Erfolg bei. So wird das Delegieren zur Schlüsselstrategie, um das eigene Business kontinuierlich weiterzuentwickeln.

Fazit

Selbständigkeit bedeutet nicht „selbst“ und „ständig“. Tatsächlich liegt ein Schlüssel zum Erfolg darin, nicht alles allein zu machen, sondern gezielt Unterstützung zu suchen. Überlege, ob eine virtuelle Assistentin für dich der richtige Schritt sein könnte: Sie gibt dir den Raum, an deinem Unternehmen zu arbeiten, statt immer wieder in Routineaufgaben gefangen zu sein.

Um effektiv zu delegieren, ist es wichtig, genau zu überlegen, welche Aufgaben du abgeben kannst, ohne die Kontrolle zu verlieren. Du behältst die Fäden in der Hand und bestimmst die Richtung deines Unternehmens, während du durch optimierte Prozesse und Entlastung weiterwächst. Nimm dir etwas Zeit und halte regelmässig fest, welche Aufgaben jemand anderes genauso gut oder sogar besser für dich übernehmen könnte. Beispiele dafür sind:

• Pflege und Betreuung deiner Website oder deines Blogs
• Erstellen und Bearbeiten von Grafiken, Bildern und Layouts
• Korrekturlesen von Texten
• Vorbereiten von Seminarunterlagen
• Planung von Veranstaltungen
• Erledigen der vorbereitenden Buchhaltung

Ich empfehle jedem, sich ab einem bestimmten Punkt mit dem Thema Delegieren auseinanderzusetzen. Es ist sicherlich keine leichte Entscheidung, schliesslich gibt man viele Informationen preis und macht sich ein Stück weit abhängig. Doch der Mehrwert für dein Unternehmen kann enorm sein. Viele Projekte lassen sich allein kaum umsetzen – schon gar nicht zeitnah. Mit Unterstützung kannst du dein Business weiterentwickeln und deinen Fokus wieder auf das legen, was dir wirklich am Herzen liegt.

Bereit, dein Business auf das nächste Level zu heben?

Lass uns gemeinsam herausfinden, wie ich dich am besten unterstützen kann. Buche jetzt ein unverbindliches Gespräch und wir besprechen ganz individuell deine Bedürfnisse und Wünsche. Entdecke, wie Delegieren dir den Freiraum schafft, dich wieder auf das Wesentliche zu konzentrieren. Ich freue mich darauf, dich kennenzulernen!

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