Die Umstellung auf die E-Rechnungspflicht 2025 ist für viele von uns Selbständigen ein grosses Thema. Im letzten Artikel „E-Rechnung Pflicht ab 2025: Was Selbständige jetzt wissen und tun müssen“ habe ich dir gezeigt, worum es geht und welche ersten Schritte notwendig sind. Vielleicht hast du dir inzwischen einen Überblick verschafft oder sogar schon angefangen, dich mit der Umstellung zu beschäftigen. Aber wie bei jeder neuen Regelung kommen oft weitere Fragen auf, wenn man genauer hinschaut:
• Gilt die Pflicht auch für Rechnungen an Privatkund:innen?
• Was passiert, wenn ein Geschäftspartner noch nicht auf E-Rechnungen umgestellt hat?
• Und wie sieht der Prozess im Alltag eigentlich aus?
Egal, ob du gerade erst startest oder schon mitten in der Vorbereitung steckst – hier findest du alles, was du brauchst, um die E-Rechnung Umstellung 2025 sicher und stressfrei zu meistern.
FAQ: Die häufigsten Fragen zur E-Rechnungspflicht
Grundlegende Informationen zur E-Rechnungspflicht
1. Wird die E-Rechnung Pflicht?
Ja, ab dem 1. Januar 2025 wird die elektronische Rechnungsstellung für Unternehmen in Deutschland verpflichtend. Dies betrifft insbesondere den B2B-Bereich, also Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen. Ziel dieser Maßnahme ist es, den Rechnungsprozess zu digitalisieren, die Effizienz zu steigern und den Verwaltungsaufwand zu reduzieren. (Quelle: Bundesfinanzministerium)
2. Wer muss ab 2025 E-Rechnungen ausstellen?
Die Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen betrifft alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen im B2B-Bereich. Für den Empfang von E-Rechnungen gilt die Pflicht ab dem 1. Januar 2025. Für die Ausstellung von E-Rechnungen gibt es Übergangsfristen:
• Bis Ende 2026: Unternehmen müssen E-Rechnungen ausstellen können.
• Bis Ende 2027: Kleinunternehmen nach §19 UStG mit einem Gesamtumsatz im vorherigen Kalenderjahr von nicht mehr als 800.000 Euro müssen E-Rechnungen ausstellen können. (Quelle: mdr)
3. Gilt die Pflicht nur für B2B-Rechnungen, oder auch für Rechnungen an PrivatkundInnen?
Die E-Rechnungspflicht bezieht sich ausschliesslich auf den B2B-Bereich. Rechnungen an PrivatkundInnen (B2C) sind von dieser Regelung nicht betroffen und können weiterhin in Papierform oder als PDF versendet werden. (Quelle: Bundesfinanzministerium)
Technische und praktische Anforderungen
4. Welche Formate sind für die E-Rechnung zulässig?
In Deutschland sind insbesondere zwei Formate für E-Rechnungen relevant:
• XRechnung: Ein XML-basiertes, strukturiertes Datenformat, das speziell für den Austausch mit öffentlichen Auftraggebern entwickelt wurde.
• ZUGFeRD: Ein hybrides Format, das eine PDF/A-3-Datei mit eingebetteten XML-Daten kombiniert. Es ermöglicht sowohl die maschinelle Verarbeitung als auch die menschliche Lesbarkeit.
Beide Formate erfüllen die gesetzlichen Anforderungen und können je nach Bedarf eingesetzt werden. (Quelle: sevdesk)
5. Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Eine einfache PDF-Rechnung ohne eingebettete strukturierte Daten gilt nicht als E-Rechnung im Sinne der gesetzlichen Vorgaben, da sie nicht maschinenlesbar ist. Erst durch die Einbettung von XML-Daten, wie beim ZUGFeRD-Format, wird eine PDF-Datei zur anerkannten E-Rechnung. (Quelle: sevdesk)
6. Kann ich eine PDF-Rechnung in eine E-Rechnung umwandeln?
Ja, es ist möglich, eine PDF-Rechnung in eine E-Rechnung umzuwandeln, indem die erforderlichen XML-Daten eingebettet werden, wie es beim ZUGFeRD-Format der Fall ist. Hierfür sind spezielle Softwarelösungen erforderlich, die diese Konvertierung vornehmen und sicherstellen, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden.
7. Sind Rechnungen mit Excel erlaubt?
Rechnungen, die mit Excel erstellt und als solche versendet werden, erfüllen nicht die Anforderungen der E-Rechnungspflicht, da sie nicht dem geforderten strukturierten Datenformat entsprechen. Allerdings können Excel-Rechnungen in ein zulässiges E-Rechnungsformat (z. B. ZUGFeRD) konvertiert werden, sofern entsprechende Softwarelösungen genutzt werden.
8. Was muss eine E-Rechnung enthalten?
• Name und Anschrift des Unternehmens, das die Rechnung ausstellt.
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) oder Steuernummer.
• Name und Anschrift des Kunden bzw. Geschäftspartners.
• Falls vorhanden: USt-IdNr. des Empfängers
• Einmalige und fortlaufende Rechnungsnummer (keine Wiederholungen).
• Datum der Rechnungserstellung.
• Liefer- oder Leistungsdatum, falls es von der Rechnungsstellung abweicht.
• Beschreibung der gelieferten Ware oder erbrachten Dienstleistung.
• Menge und Einheitspreis.
• Nettobetrag (ohne Mehrwertsteuer).
• Angewandter Mehrwertsteuersatz und der entsprechende Steuerbetrag.
Aufbewahrung und Archivierung
9. Kann man Belege auch digital aufbewahren?
Ja, Belege können digital aufbewahrt werden, sofern die gesetzlichen Anforderungen an die revisionssichere Archivierung erfüllt sind. Dies bedeutet, dass die Belege unveränderbar, vollständig, jederzeit verfügbar und maschinell auswertbar sein müssen. Die Aufbewahrungsfrist beträgt in der Regel zehn Jahre.
10. Welche Aufbewahrungspflichten gelten für E-Rechnungen?
E-Rechnungen unterliegen denselben Aufbewahrungspflichten wie herkömmliche Rechnungen. Sie müssen für einen Zeitraum von zehn Jahren revisionssicher archiviert werden. Das bedeutet, sie müssen unveränderbar, vollständig, jederzeit verfügbar und maschinell auswertbar sein.
Besondere Fragen und Sonderfälle
11. Ist elektronische Buchhaltung Pflicht?
Die Einführung der E-Rechnungspflicht bedeutet nicht zwangsläufig, dass die gesamte Buchhaltung elektronisch geführt werden muss. Allerdings erfordert die Verarbeitung von E-Rechnungen entsprechende digitale Systeme, um den gesetzlichen Vorgaben gerecht zu werden. Daher ist es empfehlenswert, die Buchhaltungsprozesse zu digitalisieren, um Effizienz und Compliance sicherzustellen.
12. Ist eine Rechnung per E-Mail zulässig?
Eine einfache PDF-Rechnung per E-Mail erfüllt nicht die Anforderungen der E-Rechnungspflicht, da sie nicht maschinenlesbar ist. Zulässig sind jedoch E-Rechnungen im Format ZUGFeRD, die als PDF/A-3 mit eingebetteten XML-Daten per E-Mail versendet werden können. Somit wird sowohl die maschinelle Verarbeitung als auch die menschliche Lesbarkeit gewährleistet. (Quelle: sevdesk)
13. Kann ich eine Rechnung in Papierform verlangen?
Ab dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen verpflichtet, E-Rechnungen im B2B-Bereich zu verwenden. Daher können Geschäftspartner:innen in diesem Bereich keine Rechnungen in Papierform mehr verlangen. Im B2C-Bereich bleibt die Ausstellung von Papierrechnungen jedoch weiterhin möglich.
Konsequenzen und Kosten
14. Was passiert, wenn ich die E-Rechnungspflicht nicht einhalte?
Wenn du ab dem 1. Januar 2025 die E-Rechnungspflicht nicht einhältst, können mehrere Konsequenzen auf dich zukommen:
• Ablehnung von Rechnungen: GeschäftspartnerInnen können deine Rechnungen zurückweisen, wenn sie nicht den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Dadurch kann sich die Zahlung verzögern oder ganz ausbleiben.
• Probleme bei Steuerprüfungen: Wenn du keine E-Rechnungen ausstellen oder empfangen kannst, riskierst du Beanstandungen bei Betriebsprüfungen.
• Bussgelder: In schwerwiegenden Fällen könnten auch finanzielle Sanktionen drohen, falls die gesetzlichen Vorgaben nicht eingehalten werden.
15. Welche Kosten kommen bei der Umstellung auf E-Rechnungen auf mich zu?
Die Kosten für die Umstellung auf E-Rechnungen hängen stark von deinem aktuellen System und deinen Anforderungen ab. Mögliche Kostenpunkte sind:
• Software: Viele Rechnungsprogramme bieten Funktionen für E-Rechnungen an. Die Preise variieren je nach Anbieter zwischen 10 und 50 Euro pro Monat.
• Schulungen: Wenn du oder dein Team mit der neuen Software arbeiten müssen, könnten einmalige Schulungskosten entstehen.
• Archivierung: Revisionssichere Archivierungslösungen könnten zusätzliche Kosten verursachen, wenn deine Software diese Funktion nicht bereits integriert hat.
Tipp: Viele Anbieter bieten kostenlose Testversionen ihrer Tools an, sodass du vorab prüfen kannst, welches System zu dir passt.
Übergangsfristen und Sonderregelungen
16. Gibt es Übergangsfristen oder Sonderregelungen?
Ja, es gibt Übergangsfristen für die Ausstellung von E-Rechnungen:
• Ab dem 1. Januar 2025: Verpflichtung, E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können.
• Bis Ende 2026: Alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen müssen E-Rechnungen ausstellen können.
• Bis Ende 2027: Kleinunternehmer:innen nach §19 UStG mit einem Gesamtumsatz von nicht mehr als 800.000 Euro im vorherigen Kalenderjahr haben bis Ende 2027 Zeit, E-Rechnungen auszustellen.
Praktische Beispiele: So funktioniert die E-Rechnung im Alltag
Die Umstellung auf die E-Rechnung bringt einige Änderungen mit sich, die sich direkt auf deinen Arbeitsalltag auswirken. Damit du dir besser vorstellen kannst, wie diese Neuerungen aussehen, schauen wir uns zwei praktische Beispiele an:
Beispiel 1: Selbständige mit wenigen Rechnungen
Anna ist Grafikerin und stellt im Monat etwa 10 Rechnungen an ihre KundInnen, die fast alle aus dem B2B-Bereich stammen. Bislang hat sie ihre Rechnungen mit Word erstellt und per PDF per E-Mail verschickt.
Mit der E-Rechnungspflicht ändert sich für Anna Folgendes:
• Rechnungsstellung: Anna wählt eine Buchhaltungssoftware, die das Format ZUGFeRD unterstützt. Ihre Rechnungen werden automatisch in einer PDF/A-3-Datei mit eingebetteten XML-Daten erstellt, die sowohl maschinenlesbar als auch für ihre KundInnen lesbar ist.
• Übermittlung: Statt die Rechnung als reines PDF zu versenden, schickt Anna die E-Rechnung direkt aus dem Buchhaltungsprogramm. Die EmpfängerInnen können die XML-Daten in ihren eigenen Systemen verarbeiten.
• Vorteil: Die Software spart Anna Zeit, da Pflichtangaben wie Steuernummer, Rechnungsnummer und Datum automatisch eingefügt werden. Fehler bei der Rechnungsstellung werden reduziert, und Anna erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen ohne zusätzlichen Aufwand.
Beispiel 2: Selbständige mit vielen Rechnungen und komplexen Prozessen
Markus betreibt eine kleine Agentur und stellt monatlich rund 100 Rechnungen an KundInnen in Deutschland und dem EU-Ausland. Bisher hat er ein komplexes Excel-System genutzt, das ihm bei der Rechnungsstellung hilft, aber nicht mit E-Rechnungen kompatibel ist.
Mit der Einführung der E-Rechnungspflicht passt Markus seine Prozesse wie folgt an:
• Integration eines Tools: Markus entscheidet sich für eine Softwarelösung, die sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD unterstützt. Die Software wird mit seiner bestehenden Buchhaltung und seinem Steuerberater-System verknüpft.
• Automatisierung: Alle Kundendaten, Rechnungsbeträge und Steuersätze werden automatisch aus seinem System übernommen. Die Rechnungen werden im passenden Format erstellt und direkt an die KundInnen übermittelt.
• Archivierung: Die Software bietet eine integrierte, revisionssichere Archivierung, sodass Markus die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen problemlos einhalten kann.
• Vorteil: Durch die Automatisierung spart Markus nicht nur Zeit, sondern reduziert auch Fehlerquellen bei der Rechnungsstellung und erleichtert die Zusammenarbeit mit internationalen Kund:innen.
Was diese Beispiele zeigen
Die Umstellung auf die E-Rechnungspflicht kann je nach Geschäftsmodell unterschiedlich umfangreich sein. Während bei kleineren Selbständigen oft einfache Tools ausreichen, können für Unternehmen mit komplexeren Prozessen Automatisierungen und Systemintegrationen sinnvoll sein. In beiden Fällen helfen dir die neuen digitalen Prozesse, Zeit zu sparen, deine Buchhaltung zu modernisieren und gesetzliche Vorgaben stressfrei einzuhalten.
Mit diesen Beispielen wird deutlich, dass die E-Rechnungspflicht nicht nur eine Herausforderung, sondern auch eine Chance sein kann, deine Abläufe effizienter und professioneller zu gestalten.
Zusätzliche Tipps für eine stressfreie Umstellung
Die Umstellung auf die E-Rechnung mag zunächst komplex wirken, doch mit der richtigen Herangehensweise kannst du den Prozess deutlich vereinfachen. Hier sind einige praktische Tipps, die dir helfen, die E-Rechnungspflicht stressfrei und effizient umzusetzen:
1. Plane genug Zeit ein
Die wichtigste Regel lautet: Warte nicht bis zur letzten Minute. Beginne frühzeitig, deine Prozesse zu prüfen und anzupassen. Reserviere dir im Januar 2025 einige Stunden oder Tage, um dich gezielt mit der Umstellung zu beschäftigen. So kannst du in Ruhe deine Tools einrichten, erste Testrechnungen erstellen und mögliche Probleme rechtzeitig beheben.
2. Kommuniziere mit deinen Kund:innen und GeschäftspartnerInnen
Die E-Rechnungspflicht betrifft nicht nur dich, sondern auch die EmpfängerInnen deiner Rechnungen. Kläre frühzeitig, ob deine GeschäftspartnerInnen bereit sind, E-Rechnungen zu empfangen, und welches Format sie bevorzugen (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD). Indem du offene Kommunikation betreibst, vermeidest du spätere Missverständnisse oder Verzögerungen.
3. Nutze einfache Lösungen für den Einstieg
Wenn du nur wenige Rechnungen im Monat erstellst, reicht oft eine leicht bedienbare Softwarelösung, die die E-Rechnungsformate unterstützt. Viele Anbieter bieten kostenlose Testversionen, mit denen du dich mit den Funktionen vertraut machen kannst. Teste verschiedene Programme, bevor du dich für eines entscheidest, das am besten zu deinem Arbeitsstil passt.
4. Automatisiere deine Prozesse
Wenn du regelmässig viele Rechnungen erstellst, können Automatisierungen dir enorm helfen. Moderne Buchhaltungsprogramme ermöglichen es, Kundendaten, Beträge und Steuersätze automatisch in die Rechnungen einzufügen. So sparst du Zeit und vermeidest Fehler. Überlege, welche Prozesse du in deinem Arbeitsalltag optimieren kannst.
5. Arbeite mit Checklisten
Eine To-Do-Liste hilft dir, alle notwendigen Schritte im Blick zu behalten. Hier ein Beispiel für die wichtigsten Punkte:
• Prüfung der aktuellen Rechnungsprozesse
• Auswahl eines passenden Tools
• Erstellung von Testrechnungen
• Überprüfung der Archivierungsmöglichkeiten
• Klärung mit GeschäftspartnerInnen
Mit einer Checkliste behältst du den Überblick und kannst deinen Fortschritt jederzeit überprüfen.
6. Informiere dich über gesetzliche Anforderungen
Die E-Rechnungspflicht ist Teil eines umfassenden gesetzlichen Rahmens. Um sicherzugehen, dass du alle Vorgaben erfüllst, halte dich über aktuelle Informationen auf dem Laufenden. Offizielle Quellen, wie die Website des Bundesministeriums der Finanzen oder deiner zuständigen IHK, bieten regelmäßig Updates und hilfreiche Hinweise.
7. Nutze die Umstellung als Chance
Die Einführung der E-Rechnung ist nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung, sondern auch eine Gelegenheit, deine Buchhaltung zu modernisieren. Die neuen Prozesse helfen dir, effizienter zu arbeiten, Kosten zu sparen und deine Rechnungen professioneller zu gestalten. Nutze diese Chance, um dein Business zukunftssicher zu machen!
Mit diesen Tipps gelingt dir die Umstellung auf die E-Rechnungspflicht ohne großen Aufwand. Plane rechtzeitig, informiere dich umfassend und setze auf strukturierte Prozesse – so bist du bestens vorbereitet und kannst dich ganz auf dein Kerngeschäft konzentrieren.
Fazit: Bereite dich rechtzeitig auf die E-Rechnungspflicht vor
Die E-Rechnungspflicht ab 2025 mag auf den ersten Blick wie eine zusätzliche Aufgabe wirken, doch mit der richtigen Vorbereitung kann sie stressfrei gemeistert werden. Sie bietet sogar die Chance, deine Buchhaltungsprozesse zu modernisieren, Zeit zu sparen und dein Business nachhaltiger zu gestalten.
Wichtig ist, dass du frühzeitig aktiv wirst: Überprüfe deine aktuellen Prozesse, wähle ein geeignetes Tool und starte mit einer Testphase. Kommuniziere offen mit deinen Geschäftspartner:innen und stelle sicher, dass auch die Archivierung deiner Rechnungen den gesetzlichen Anforderungen entspricht.
Ich persönlich habe mir bereits Zeit für die Umsetzung reserviert, um die Umstellung ohne Hektik anzugehen. Mein Tipp an dich: Nimm dir ebenfalls die ersten Wochen des Jahres 2025, um alles einzurichten und zu testen. So kannst du sicher sein, dass du gut vorbereitet bist und dich ganz auf dein Business konzentrieren kannst.
Falls du Unterstützung brauchst, stehe ich dir als virtuelle Assistentin gerne zur Seite – gemeinsam machen wir deine Umstellung erfolgreich!
Über die Autorin
Ich bin Jacqueline, virtuelle Assistentin auf selbständiger Basis, Familienmanagerin und bis vor kurzem Studentin für einen Bachelor of international Management im Fernstudium.
Während meiner Zeit als Geschäftsleitungsassistentin habe ich gemerkt, dass ich gerne plane, organisiere und strukturiere und das Talent habe, anderen Menschen das Leben “administrativ” zu erleichtern.
Meine Mission als VA ist es, meinen Kundinnen durch meine Unterstützung mehr Freiheit, Leichtigkeit und Zeit zu schenken – für eine bessere Work-Life-Balance!
Ich bin strukturiert und organisiert und habe immer ein Lächeln im Gesicht. In neue Software und Systeme kann ich mich sehr schnell einarbeiten und denke nicht nur über Prozesse nach, sondern entwickle sie auch gerne (mit dir) weiter.
Wenn du mehr über meinen Background sowie meine WORK – LIFE – BALANCE wissen möchtest, schau doch gern mal auf der Seite Das bin ich!vorbei
