Teamaufbau für Selbständige: Der erste Schritt, um dein Business erfolgreich zu skalieren

Teamaufbau – Ein Thema, das jeden Selbständigen irgendwann beschäftigt

Wenn du selbständig bist, kommt irgendwann der Punkt, an dem du dich fragen musst: Wie kann ich weiter wachsen, ohne mich selbst ständig im Hamsterrad zu drehen? Vielleicht hast du diesen Moment schon erlebt – dein Business läuft gut, Aufträge kommen rein, aber dein Tag hat trotzdem nur 24 Stunden. Du arbeitest immer mehr, aber dein Wachstum stösst an eine unsichtbare Grenze.

Genau hier kommt der Teamaufbau ins Spiel. In meinem Beitrag Dein Business wächst – und du? Warum Teamaufbau jetzt wichtig ist! habe ich darüber geschrieben, warum Unterstützung der Schlüssel für nachhaltiges Wachstum ist – und warum du nicht alles allein machen musst (oder solltest!).

Aber jetzt stellt sich die nächste grosse Frage: Wo fange ich an?

⇒ Welche Aufgaben kann und sollte ich zuerst abgeben?

⇒ Wen hole ich als erstes ins Team?

⇒ Wie gebe ich Aufgaben ab, ohne ständig nachzudenken „Hätte ich es doch lieber selbst gemacht“?

Vielleicht kennst du die Gedanken: „Es geht doch schneller, wenn ich es selbst mache.“ oder „Ich kann mir noch keine Hilfe leisten.“ Aber die Wahrheit ist: Nicht zu delegieren kostet dich mehr – nämlich Zeit, Energie und verpasstes Wachstum.

Heute geht es darum, wie du den Teamaufbau strategisch angehst, welche Unterstützung für dich am sinnvollsten ist und wie du typische Fehler vermeidest. Denn der Übergang von „Ich mache alles selbst“ zu „Ich arbeite mit einem starken Team“ ist ein Prozess – und genau dabei begleite ich dich jetzt.

Teamaufbau starten: Welche Aufgaben kannst du abgeben?

Bevor du dir Unterstützung holst, solltest du zuerst herausfinden, welche Aufgaben dich am meisten aufhalten und welche du als Erstes delegieren kannst. Denn Teamaufbau bedeutet nicht, wahllos Dinge abzugeben, sondern strategisch die Tätigkeiten auszulagern, die dir entweder zu viel Zeit kosten, dich ausbremsen oder nicht zu deinem Kerngeschäft gehören.

⇒ Der erste Schritt ist eine ehrliche Bestandsaufnahme: Was machst du eigentlich den ganzen Tag?

♦ Schritt 1: Sammle alle deine Aufgaben

Nimm dir ein Blatt Papier oder öffne eine Notiz-App und schreibe alles auf, was du in deinem Business regelmässig erledigst. Denke dabei nicht nur an die grossen Projekte, sondern auch an die kleinen, täglichen Aufgaben, die oft untergehen.

Hier ein paar Beispiele zur Orientierung:

• Kundenkommunikation → E-Mails beantworten, Anfragen managen, Rechnungen versenden

• Marketing & Content-Erstellung → Social Media Posts schreiben, Blogartikel verfassen, Newsletter versenden

• Buchhaltung & Finanzen → Rechnungen erstellen, Belege sortieren, Steuererklärung vorbereiten

• Onlinekurs-Erstellung → Inhalte planen, Videos aufnehmen, Kursplattform einrichten

• Technik & Website → Webseitenpflege, Fehler beheben, Updates einspielen

• Administrative Aufgaben → Termine koordinieren, Dateien organisieren, Tools einrichten

 Tipp: Falls du nicht genau weisst, womit deine Zeit eigentlich „verschwindet“, hilft es, eine Woche lang ein kleines Zeitprotokoll zu führen. Notiere nach jeder Aufgabe, wie lange du dafür gebraucht hast.

♦ Schritt 2: Welche Aufgaben solltest du abgeben?

Jetzt geht es darum, bewusst zu entscheiden: Was solltest du wirklich noch selbst machen – und was kann jemand anderes für dich übernehmen?

Stelle dir zu jeder Aufgabe folgende Fragen:

• • • Bringt mir diese Aufgabe direkt Umsatz oder Wachstum?
    • Erfordert sie meine persönliche Expertise oder könnte sie jemand anderes übernehmen?
    • Kostet sie mich übermässig viel Zeit, die ich besser investieren könnte?

Hier ein einfaches Prinzip, das dir hilft:

• • • Behalten: Alles, was deine persönliche Expertise braucht (z. B. Coaching, Produktentwicklung, Strategie)
    • Delegieren: Alles, was jemand anderes genauso gut oder besser erledigen kann (z. B. Buchhaltung, Social Media, Technik)
    • Eliminieren oder automatisieren: Alles, was unnötig Zeit frisst oder mit Tools vereinfacht werden kann (z. B. Standard-E-Mails, Rechnungsstellung)

♦ Schritt 3: Starte mit den einfachsten Aufgaben

Der grösste Fehler, den viele machen: Sie delegieren zu spät oder wollen direkt zu viel auf einmal abgeben.

Starte deshalb mit kleinen, klar definierten Aufgaben. Zum Beispiel:

• • • Statt „Ich brauche Hilfe mit Social Media“ → „Ich möchte die Erstellung meiner Instagram-Posts abgeben.“
    • Statt „Ich will weniger Buchhaltung machen“ → „Ich übertrage die monatliche Belegsortierung an einen Buchhalterin.“ oder “Ich fange an meine Buchhaltung zu automatisieren.”
    • Statt „Ich will meinen Onlinekurs schneller launchen“ → „Ich lasse das Video-Editing oder den Kursbereich auf meiner Plattform von jemand anderem übernehmen.“

 Tipp: Die einfachste Aufgabe zum Delegieren ist oft die, die du selbst am wenigsten magst.

Fazit: Dein erster Schritt in den Teamaufbau beginnt mit Klarheit

Bevor du jemanden ins Team holst, mache dir bewusst, wo du aktuell die meiste Zeit verlierst und welche Aufgaben wirklich von dir selbst erledigt werden müssen. Indem du gezielt Zeitfresser eliminierst und delegierbare Tätigkeiten abgibst, schaffst du mehr Raum für das, was dein Business wirklich voranbringt. 

Die Eisenhower-Matrix schafft Klarheit im eigenen Tätigkeitsfeld und ermöglicht es dir deine Aufgaben besser einzuschätzen.

Wer passt am besten zu deinem Business? Freelancer oder Festanstellung?

Sobald du weisst, welche Aufgaben du abgeben möchtest, stellt sich die nächste Frage: Wer ist die richtige Unterstützung für dich? Grundsätzlich hast du zwei Optionen: Freelancer oder eine Festanstellung.

Freelancer sind ideal, wenn du flexibel bleiben möchtest und punktuelle Unterstützung brauchst – etwa für Social Media, Buchhaltung oder Webdesign. Sie bringen oft sofort die nötige Expertise mit, arbeiten aber meist für mehrere Kundinnen, was ihre Verfügbarkeit schwanken lässt. Dafür bezahlst du nur für die tatsächlich geleistete Arbeit und kannst verschiedene Spezialistinnen je nach Bedarf einsetzen.

Eine Festanstellung lohnt sich, wenn du langfristige Entlastung möchtest und wiederkehrende Aufgaben hast, etwa in der Kundenbetreuung, im Backoffice oder Projektmanagement. Der Vorteil: Stabilität und Verlässlichkeit. Der Nachteil: höhere Fixkosten und mehr Verantwortung.

Falls du unsicher bist, starte mit einer flexiblen Lösung. Freelancer sind eine gute Möglichkeit, um ohne grosses Risiko erste Aufgaben abzugeben. Wenn du merkst, dass dein Business durch die Delegation wächst, kannst du nach und nach über eine Festanstellung nachdenken. Wichtig ist, dass du klein anfängst und mit klar definierten Aufgaben testest, welche Unterstützung dein Business am meisten voranbringt.

Wie delegierst du effektiv? (Ohne Kontrollverlust & Chaos)

Viele Selbständige zögern, Aufgaben abzugeben – oft aus Angst, dass es mehr Arbeit macht als spart. Vielleicht kennst du Gedanken wie „Bis ich das erklärt habe, kann ich es auch selbst machen“ oder „Was, wenn es nicht so gut erledigt wird?“ Doch die Wahrheit ist: Nicht zu delegieren kostet dich langfristig mehr – Zeit, Energie und Wachstum.

Der Schlüssel zu einer erfolgreichen Zusammenarbeit liegt in klarer Kommunikation, realistischen Erwartungen und den richtigen Tools. Wichtig ist, dass du Aufgaben nicht einfach „loswirst“, sondern sie bewusst übergibst, damit dein Business wirklich entlastet wird.

Tipp: Starte mit einer kleinen, klar definierten Aufgabe und teste die Zusammenarbeit mit einer kurzen Einweisung. So gewinnst du Vertrauen und lernst, Kontrolle abzugeben.

⇒ In meinem Artikel Effektives Delegieren für Selbstständige zeige ich dir Schritt für Schritt, wie du Aufgaben smart abgibst, ohne ins Chaos zu geraten. Delegieren ist ein Prozess, den du mit der Zeit immer besser meistern wirst. Sobald du merkst, wie viel Freiraum es dir gibt, wirst du dich fragen, warum du nicht früher damit angefangen hast.

Typische Fehler beim Teamaufbau – und wie du sie vermeidest

Teamaufbau kann dein Business enorm entlasten – wenn du es richtig angehst. Doch viele Selbstständige machen dabei typische Fehler, die für Frust sorgen oder den erhofften Effekt zunichtemachen. Vielleicht kennst du einige dieser Herausforderungen schon oder hast sie selbst erlebt.

„Ich hätte früher anfangen sollen…“

Viele warten viel zu lange, bevor sie sich Unterstützung holen. Erst wenn sie völlig überlastet sind, suchen sie Hilfe – doch dann fehlt die Zeit, um jemanden ordentlich einzuarbeiten. Am Ende bleibt alles an ihnen hängen und der Gedanke „Es geht schneller, wenn ich es selbst mache“ bestätigt sich (leider).

♣ Besser: Fang mit kleinen Aufgaben an, bevor du komplett im Chaos versinkst. Auch wenige Stunden pro Woche können schon einen grossen Unterschied machen.

„Warum versteht mich hier keiner?!“

Unklare Briefings sind einer der häufigsten Fehler. Wenn nicht klar ist, was genau erledigt werden soll, kommt am Ende oft nicht das gewünschte Ergebnis heraus. Dann gibt es endlose Rückfragen oder – noch schlimmer – die Aufgabe wird komplett anders umgesetzt als gedacht.

♣ Besser: Nimm dir kurz Zeit, um Erwartungen klar zu formulieren. Eine einfache Struktur ist: Was genau soll gemacht werden? Bis wann? Gibt es Vorlagen oder Beispiele? Je genauer, desto weniger Missverständnisse.

„Eigentlich wollte ich doch Zeit sparen…“

Manche Selbstständige geben Aufgaben ab, können aber nicht loslassen. Sie kontrollieren jedes Detail, korrigieren nach und verbringen am Ende mehr Zeit mit dem Überprüfen als vorher mit der eigentlichen Aufgabe. Das fühlt sich dann eher nach zusätzlicher Arbeit an als nach Entlastung.

♣ Besser: Frage dich: Ist das Ergebnis gut genug – auch wenn es nicht exakt so gemacht wurde, wie ich es tun würde? Delegieren heisst nicht, dass alles genauso läuft wie vorher – sondern dass du mehr Freiraum gewinnst.

„Ups, das war wohl die falsche Person…“

Es passiert schnell: Du holst jemanden ins Team, stellst aber nach kurzer Zeit fest, dass es nicht passt. Vielleicht fehlt die nötige Erfahrung, die Arbeitsweise harmoniert nicht oder die Erwartungen waren von Anfang an unterschiedlich.

♣ Besser: Teste die Zusammenarbeit mit einer kleinen Aufgabe, bevor du langfristig planst. So bekommst du ein Gefühl dafür, ob die Person wirklich eine Unterstützung für dich ist.

„Ich wollte eigentlich entlastet werden, jetzt ist alles noch komplizierter…“

Ein häufiger Fehler: Es wird direkt zu viel auf einmal abgegeben. Wenn du versuchst, in kürzester Zeit grose Bereiche auszulagern, kann es schnell chaotisch werden – für dich und dein Teammitglied.

♣ Besser: Starte mit einer einzigen Aufgabe. Lass sie sich einspielen, gewinne Vertrauen in den Prozess und erweitere dann schrittweise.

Dein Teamaufbau wird so gut, wie du ihn steuerst – Fehler gehören dazu, aber viele lassen sich leicht vermeiden. Entscheidend ist, dass du Teamaufbau nicht als einmalige Aufgabe siehst, sondern als einen Prozess, der sich mit der Zeit entwickelt. Fang klein an, lerne, was für dich funktioniert, und erlaube dir, Schritt für Schritt mehr loszulassen. Ein starkes Team aufzubauen ist eine der besten Entscheidungen für dein Business. Wenn du die häufigsten Fehler vermeidest, ersparst du dir viel Stress und kannst wirklich von deiner Unterstützung profitieren.

Dein erster Schritt: So startest du jetzt mit Teamaufbau

Ich hole mir regelmässig punktuelle Unterstützung von FreelancerInnen oder VA`s, wenn ich merke, dass mich eine Aufgabe aufhält oder ich nicht weiterkomme. Anstatt Stunden damit zu verbringen, mir selbst alles beizubringen, gebe ich gezielt einzelne Aufgaben ab. Das spart mir nicht nur Zeit, sondern bringt oft auch bessere Ergebnisse.

Vielleicht stehst du gerade an einem ähnlichen Punkt. Du weisst, dass du entlastet werden möchtest, aber der Gedanke, die Kontrolle abzugeben oder jemanden einzuarbeiten, hält dich noch zurück. Genau deshalb ist es wichtig, klein anzufangen.

Hier sind drei einfache Schritte, mit denen du sofort loslegen kannst:

1️⃣ Schau dir deine Aufgabenliste an und markiere eine Tätigkeit, die du als Erstes delegieren möchtest. Wähle eine Aufgabe, die dich viel Zeit kostet, aber nicht zwingend von dir erledigt werden muss.

2️⃣ Entscheide, welche Art von Unterstützung du brauchst. Brauchst du jemanden für ein einzelnes Projekt (z. B. einen Freelancerin für deine Website) oder eher langfristige Entlastung (z. B. eine virtuelle Assistenz für dein Backoffice)?

3️⃣ Starte mit einem Testlauf. Suche gezielt nach einer Person für diese eine Aufgabe – über Empfehlungen, Netzwerke oder Plattformen. Gib eine kleine, klar definierte Aufgabe ab und beobachte, wie die Zusammenarbeit funktioniert.

Tipp: Warte nicht auf den „perfekten“ Moment – der kommt nicht. Fang einfach mit einer Kleinigkeit an und steigere dich nach und nach.

Lass uns gemeinsam starten – mit meinem Willkommenspaket

Falls du dir noch unsicher bist, wie du den Teamaufbau am besten angehst, biete ich dir die Möglichkeit, es einfach mal auszuprobieren. Mit meinem Willkommenspaket kannst du unsere Zusammenarbeit über 3 oder 5 Stunden testen – ohne langfristige Verpflichtung. So bekommst du direkt ein Gefühl dafür, wie es sich anfühlt, Aufgaben abzugeben und welche Entlastung du dadurch gewinnst.

⇒ Interesse? Dann lass uns sprechen! Buche hier ein kostenloses Gespräch, und wir finden gemeinsam heraus, wo du am besten starten kannst: Hier Termin buchen

Fazit: Teamaufbau ist ein Prozess – und du kannst ihn heute starten

Niemand baut über Nacht ein komplettes Team auf. Aber wenn du jetzt den ersten Schritt machst, wirst du bald merken, wie viel einfacher und produktiver dein Business wird. Starte klein, delegiere bewusst und genieße die Entlastung – dein zukünftiges Ich wird es dir danken.

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